Что такое фотография рабочего дня? и как с ней работать?

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОНТРОЛЬ КЛИЕНТСКОГО СЕРВИСА

Карта рабочего времени разрабатывалась как инструмент контроля менеджеров по активным продажам. Сегодня хронометраж рабочего времени необходимо внедрять и в отделы по работе с действующей клиентской базой.

Конкурентный В2В рынок требует увеличения среднего чека и удержания клиентов. В 80% клиентских отделов заточены только на сопровождение, но не на развитие клиента. Эккаунт менеджеры делают много ненужных действий, их режим работы часто не оптимизирован также жестко как у продавцов.

В отдел клиентского сопровождения требуется внедрения управления продажами по Pipeline: четкое определение типов активностей, KPI и нормы по ним. Для формализации этапов процесса сопровождения и автоматизации процессов используйте карту рабочего времени.

Что такое самофотография рабочего дня и каковы её цели

Что делать в ситуации, когда вы заметили неэффективность работы сотрудника? Можно провести с ним 1:1 или же внимательно проанализировать, куда и на какие задачи уходит его рабочее время. Для этого используется метод самофотографии, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, включая отдых, и в подтверждение прикрепляет фотографии, видеозаписи или скриншоты. 

В результате HR-специалист видит как у сотрудника проходит рабочий день и понимает, какие меры следует предпринять, чтобы повысить его продуктивность. 

Цели фотоотчета рабочего времени

1. Понимание эффективности. Используя самофотографию времени сотрудника, HR-менеджер получает подробную информацию о рабочем дне и ритме, и понимает, на какие задачи уходит время сотрудника. 

2. Дисциплинирование сотрудников. Предоставляя отчетность, сотрудники учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

3. Корректирование или разработка нормативного времени. Как понять, сколько времени нужно для выполнения той или иной задачи? Поручите каждому работнику фиксировать время, затраченное на выполнение заданий, и выделить средний показатель. 

Методы самофотографии рабочего процесса

• Графический. Потраченное время сотрудника на отдых или же на работу, фиксируется в виде прямой линии, отраженной на временной сетке. 
• По текущему времени. Сотрудник фиксирует в таблице время начала и окончания выполнения рабочих заданий. 

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

• Название документа.
• Наименование компании или ее структурного подразделения.
• Инициалы работника, за которым наблюдали.
• Образование сотрудника, степень его подготовки.
• Занимаемая должность.
• Название исполняемой работы.
• Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Номер	Наименование поставленной задачи	Начало работы над задачей	Завершение работы	Продолжительность	Примечания

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

• Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
• Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
• Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
• Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Способы проведения

Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

• главный инженер и рядовые инженеры;
• работники отдела персонала и кадровой структуры;
• представители от бухгалтерии;
• сотрудники от отдела по охране труда.

Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

Правила проведения

Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе. Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих. Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

При ручном режиме сбора данных фотография рабочего дня обычно представляет собой бланк, в шапку которого помещаются общие сведения о сотруднике
(ФИО, организация, должность, подразделение, стаж работы). В табличную часть заносятся все периоды действия и бездействия сотрудника в течение
дня, с подробным описанием и указанием точного времени.

Может присутствовать ранжирование по видам работ, если оно согласовано заранее. Завершается отчет сведениями о факте проведения исследования
(дата, ответственное за мониторинг лицо, уведомление об ознакомлении и подписи сотрудников). Это лишь общие принципы построения данного отчета,
поскольку в каждой конкретной организации бланки могут отличаться; при самоконтроле форма отчета может быть значительно проще. Просмотреть подобные
бланки можно, посетив один из источников.

В автоматическом режиме спектр отчетов, получаемых на основе мониторинга деятельности сотрудников, очень разнообразен. Собранная статистика
может быть представлена в виде графиков и диаграмм, а также выгружаться в общепринятых форматах для последующей печати. Отчеты автоматизированных
систем учета точны и всесторонни; «всевидящее око» не пропустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Так, Bitcop не только выводит хронометраж дня по каждому интересующему человеку, но и выполняет первичный анализ его продуктивности путем отнесения
действий за ПК к продуктивным, непродуктивным и нейтральным. С наглядностью и удобством предоставляемой информации можно ознакомиться, изучив .

Фотография рабочего времени специалиста по кадровой работе.

В отделе труда и заработной платы управления по работе с персоналом 17.10.2013 года были проведены фотохронометражные наблюдения за работой ведущего специалиста по кадровой работе.

Цель работы: определение фактической загруженности рабочего дня специалиста по кадровой работе.

График работы специалиста по кадровой работе прерывный односменный с двумя выходными днями. Продолжительность рабочей смены 8 часов. Перерыв на прием пищи 1 час. Так как время на прием пищи не регламентировано в течение смены, за общую продолжительность смены будем считать период с 10:00 до 19:00 (8 часов или 480 минут).

Затраты рабочего времени (таблица 1).

Наименование затраты рабочего времени

Текущее время ч-мин

Величина затрат рабочего времени. (мин.)

Индекс категории затрат рабочего времени

Приход на рабочее место

Оформление перевода сотрудника

Оформление табеля учета рабочего времени

Оформление больничного листа

Консультация работника (сотрудника)

Работа с базой «Консультант +»

Переход в бухгалтерию за документами

Работа в программе 1С

Оформление отпусков сотрудников

Помощь другому сотруднику отдела

Окончание рабочего дня. Уборка рабочего места

Сумма затрат рабочего времени

Где, А-работа (основное время), ПЗ- подготовительно-заключительная работа, НР- непроизводительная работа, О- отдых.

Сводка одноименных затрат рабочего времени (таблица 2).

Условное обозначение (индексы)

Повторяемость данной категории затрат (раз)

Удельный вес в общем времени наблюдения

Баланс затрат рабочего времени (таблица3)

Вывод по наблюдению.

1. Загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену наблюдений составила 87,4 % от времени смены и превышает нормальную загруженность на 4,4 % от времени смены.

2. Привлечение другого работника отдела на небольшой период времени для внесения личных данных сотрудников в информационную базу также позволит высвободить дополнительно время специалистов кадровой службы.

3. В структуру рабочего дня кадровой службы внести дополнительный перерыв для отдыха и личных надобностей продолжительностью 10 минут. Перерыв может быть установлен по личному желанию работника: через два часа после начала смены, или через два часа после перерыва на обед. Основную часть работы желательно выполнять до перерыва на обед, а после перерыва консультировать работников и выполнять работу, которая требует меньших умственных затрат.

Новости

Завершен новый проект в рамках сотрудничества с лидером российской золотодобычи
22.12.2021

Продолжается успешное сотрудничество ЦБНТ с крупнейшим производителем золота в России — золотодобывающей компанией «Полюс». Очередной заказ, сделанный ООО «УК Полюс», был связан с хронометражом строительно-монтажных работ на стройплощадках месторождений Олимпиада и Благодатное

Успешная реализация проекта по заказу АО «Мособлэнерго»
20.12.2021

Очередной проект для компаний энергетического сектора успешно реализован специалистами ЦБНТ. Работа выполнена по заказу Московской областной энергосетевой компании для Одинцовского филиала, обеспечивающего надежное и бесперебойное энергоснабжение и энергобезопасность региона

Успешное продолжение сотрудничества ЦБНТ с ПАО «Газпром нефть»
05.11.2020

Очередной этап сотрудничества ЦБНТ с крупным представителем мировой нефтегазовой отрасли ПАО «Газпром нефть» включал в себя работу над несколькими проектами для компаний группы «Газпром нефть»

Что это такое?

Под ФРВ подразумевается особая форма наблюдения за рабочим процессом.

В данном случае за определенное количество времени, к примеру, за день, записываются все действия человека, занимающего конкретную должность. Далее полученная информация сверяется с планом работы, на основании чего делаются определенные выводы.

Стоит заметить, что фотография может быть сделана не только в отношении определенного человека, но и целого отдела. По результатам обследования можно достаточно точно определить, насколько четко выполняются работы, и какое количество времени для этого требуется. В результате может быть пересмотрен рабочий график или даже целесообразность должности.

Фотографии используются чаще всего для оценки качества работников на производстве. Но этот способ может оценивать не только физическую, но и интеллектуальную работу. Поэтому при помощи ФРВ можно определить загруженность бухгалтерии, отдела кадров и менеджерского состава.

Фотографию рабочего дня зачастую применяют для того, чтобы снизить затраты на сотрудников. Это дает возможность более тщательно высчитывать необходимые денежные ресурсы для конкретной должности. К примеру, после проверки какую-либо должность могут перевести на полставки.

ФРВ дает возможность правильно определить структуру рабочего времени, выявить причины, по которым не выполняется план и происходит потеря времени сотрудниками. Фотография нескольких работников позволяет определить, кто из них трудится более эффективно.

Это удобно, когда необходимо расстаться с частью коллектива. Более того, такой подход дает возможность увидеть, почему появляются передовики производства.

Фотография рабочего времени позволяет увидеть, насколько правильно и комфортно оборудовано место работника. Если в процессе проверки окажется, что существуют преграды для быстрого выполнения задачи, они могут быть устранены.

Некоторые ошибочно путают ФРВ и хронометраж рабочего времени. Разница в данном случае в длительности проведения исследования. В последнем случае это может продолжаться около 7 дней или месяц. Время проведения хронометража определяется непосредственно самим работником.

Фотография – это официальная процедура, которая инициируется главой компании. При работе с ФРВ информация должна фиксироваться в специальном бланке. После этого документация подается на рассмотрение начальству, которое и будет делать окончательные выводы.

В худшем случае работника могут уволить. Читайте об этом здесь.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам». Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи

Это заметно снижает КПД. В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Контроль своих работников

Сложнее анализировать время работников производства. Когда предприятие располагает множеством сотрудников, сделать анализ их работы в конце года поможет специальная таблица-график, куда вносятся пометки. Анализ времени работников предприятия поможет руководителю проще продвигать дисциплинированных и трудолюбивых сотрудников и наказывать халтурщиков, по чьей вине эффективность компании падает. Оценка сотрудников будет проведена более объективно и обоснованно.

Для составления анализа эффективности рабочего времени сотрудников учитывается прошедший период, который сравнивается с предшествующим ему.

В крупной компании для простоты исчисления применяются термины, которые использует известный современный экономист Людмила Чечевицына:

• Человеко-дни – день, когда работник выполнял или не выполнял свои профессиональные обязанности.
• Человеко-часы – время в часах, которое сотрудник находился на своем рабочем месте.

От каждого сотрудника требуется отработать определенное количество часов за смену, но оно не должно превышать регламент Трудового кодекса (не более 40 часов в неделю, все, что сверху, – с оплатой за сверхурочные).

Чтобы провести анализ фонда рабочего времени организации, используются следующие показатели:

• Среднее число работников в компании.
• Сколько человеко-дней за год отработали работники в общем.
• Сколько человеко-часов отработали сотрудники за отчетный и предшествующий ему период.
• Сколько дней отработал один сотрудник компании.
• Время, которое сотрудник отработал сверх графика.
• Часовая продолжительность смены или рабочего дня.

Для расчета использования рабочего времени сотрудников используют следующую формулу:

Д – это средняя продолжительность рабочей смены в компании.

ЧЧ – отработанные человеко-часы.

С – затраты на работу вне графика.

ЧДф – фактически отработанные дни сотрудниками.

Затем применяется вторая формула:

Где:

Г – количество дней, которое один сотрудник отработал за отчетный год.

Ч/Д – число человеко-дней, которые отработали все сотрудники за отчетный период.

СРЧ – среднее число сотрудников в компании.

Полученные цифры помогут выполнить точный анализ и повысить эффективность производства.

При анализе также учитывается календарное время, так как затрачиваемый ресурс является его частью.

Структура календаря рабочего времени представлена в виде рисунка ниже:

В календарный фонд включено все рабочее и нерабочее время, которое затрачено сотрудниками. Для наглядности анализа составляется таблица, где заполняются следующие столбцы: план, фактическая цифра, отклонения от плана. Эти цифры сравниваются с аналогичными за предшествующий год, и вычисляются потери рабочего времени.

Расчет и анализ рабочего времени сотрудников осуществляется согласно табелю, который должен вестись в каждой компании. В табель заносятся часы, которые сотрудник отработал, прогулы и их причины. Благодаря анализу вам будет проще понять, какие сотрудники выполняют свои обязанности, а кого стоит заменить. Анализ в целом поможет высчитать, насколько эффективно работал ваш коллектив и что стоит изменить.

Более производительная работа при прочих равных условиях (умения, интеллект, знания) может быть достигнута за счет анализа своих трудовых привычек и пересмотра некоторых из них. Как вы работаете? Это вопрос, на который должен ответить любой, прежде чем начать улучшать трудовые привычки, потому что нельзя улучшать их, не зная, каковы они. Спросите себя:

1. Можете ли вы составить перечень всего того, что вы должны делать, чтобы выполнить свою работу?
2. Можете ли описать, как вы решаете каждую из задач, которые встают перед вами?
3. Можете ли вы объяснить, почему выполняете каждую из них именно таким образом, как вы это делаете?

Чтобы ответить на эти вопросы, следует придерживаться определенной практики совершенствования использования времени, смысл которой заключается в том, что владелец любой компании все время учится использовать свое время и только затем ресурс своего персонала.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности. Если работает команда и нужен длительный период хронометража

Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему. В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.  То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;
2. Рассказать, как нужно делать;
3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

• Пришел на работу в 9-00
• Переоделся (подготовился)
• Включил оборудование (компьютер, станок)
• И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

Что такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Фотография рабочего дня не имеет ничего общего с процессом создания фотоснимков и фотографическим искусством. Это – сугубо кадровый термин, используемый для оптимизации и контроля затрат рабочего времени персонала.

Сама по себе фотография рабочего дня представляет собой процесс контролирования и измерения всех затрат рабочего времени сотрудника в течение определенного периода времени. При этом проводится фиксация всех без исключения действий работника – наиболее эффективным является метод поминутного контроля с занесением в соответствующий бланк фотографии рабочего дня. Следует отметить, что законодательство никак не регламентирует данную процедуру, поэтому все особенности её проведения могут устанавливаться работодателем самостоятельно.

К целям осуществления фотографии рабочего дня можно отнести:

• Нахождение наличествующих потерь рабочего времени, их измерение и последующее принятие определенных кадровых решений для их устранения и оптимизации затрат трудовых ресурсов.
• Фиксация сведений для последующего проведения оптимизации обустройства рабочих мест и помещений.
• Создание исходной базы данных для последующего введения различных трудовых нормативов, реорганизации рабочего времени.
• Поиск причин невыполнения сотрудниками их должностных обязанностей и структурный анализ трудового дня на предприятии.

При этом порядок проведения фотографии рабочего дня подразумевает осуществление её в несколько этапов:

• Подготовительный этап. Он подразумевает общее определение целей, с которыми осуществляется фотографирование рабочего времени, а также устанавливает непосредственные объекты наблюдения и регламентирует все последующие действия работодателя и ответственных лиц.
• Проведение наблюдения. Это – непосредственно процедура фотографии рабочего дня выбранных объектов наблюдения, реализуемая в соответствии с разработанной программой.
• Обработка результатов и их анализ. Это – заключительный этап фотографии рабочего дня, который, тем не менее, является важнейшим в данной процедуре, так как именно он позволяет впоследствии предпринимать определенные организационные и кадровые решения возникших проблем и проводить оптимизацию труда.

Рассмотреть каждый из вышеупомянутых этапов следует более подробно по отдельности.

Анализ трудозатрат

При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.

Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника

К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).

Рис. 2. Распределение рабочего времени сотрудника.