Как оформить корпоративную визитку правильно

Введение

Деловой этикет является результатом длительного выбора правил и форм наиболее подходящего поведения, которые способствовали успеху в деловых отношениях.

Деловой этикет — важнейший аспект профессиональной этики бизнесмена, предпринимателя. Их знания — это необходимое профессиональное качество, которое необходимо приобретать и постоянно совершенствовать, это и есть актуальность предмета моей контрольной работы.

Почти 70% сделок, выгодных для бизнесменов, не состоялись, потому что российские бизнесмены не знают правил делового общения и не имеют культуры поведения. Эта цифра также подтверждается международным опытом. Еще в 1936 году Дейл Карнеги писал: «Успех человека в его финансовых делах зависит на 15 процентов от его профессиональных знаний и на 85 процентов — от его способности общаться с людьми».

Когда я занял эту должность, я поставил перед собой следующие цели:

1. Изучить понятие «деловой этикет»;
2. Рассмотреть основные элементы делового этикета;

Моя главная цель — получить знания и на их основе сделать выводы о «Бизнес этикете и его основных элементах».

Особенности оформления

Экземпляры визиток изготавливают самостоятельно или заказывают в типографии. Карточка должна содержать точную информацию о владельце и данные для связи:

1. Визитная карточка изготавливается из прочного материала (картон, пластик, дерево).
2. Строгих требований к размеру не предъявляют. Обычно делают карточки небольшого формата 90х50 мм. Международный стандарт ISO 7810 ID-1 устанавливает для визитной карточки и для кредитной карточки формат 85,6 х 53,98 мм. Он равен параметрам кармашков в кошельках и бумажниках.
3. Визитка является деловым атрибутом. Специалисты рекомендуют выбирать светлый фон и темный простой понятый шрифт. Можно использовать фирменные цвета компании.
4. Карточка должна содержать краткую информацию.
5. На визитке указывается название компании, ее логотип (обычно в левом верхнем углу), сфера деятельности (реклама, дизайн, пиар).
6. Печатается имя, фамилия, отчество и должность сотрудника (более крупным шрифтом).
7. Необходимо указать контактные данные, индекс, адрес компании и ее филиалов, телефон, факс, электронный адрес, сайт.
8. Компании ведущие бизнес с зарубежными фирмами дублируют на обратной стороне карточки всю необходимую информацию на иностранном языке. Если оборотная сторона визитки свободна, разрешено делать на ней важные пометки от руки.
9. При изменении любых данных о компании, указанных на карте необходимо заказать новые экземпляры. Дурным тоном и неуважением к партнеру считаются различные исправления.
10. Крупные фирмы делают уникальные карточки по индивидуальному макету, они не пользуются готовыми образцами, имеющимися в типографии.

В настоящее время обмен визитками считается частью делового этикета. При этом следует соблюдать очередность по должностному положению, первыми карточками обмениваются директора, потом заместители и начальники отделов, затем все остальные работники.

В азиатских странах существует свой этикет в отношении визиток

Если коллега решит первым вручить вам свою визитку, проявите интерес к ее дизайну и даже удостойте ее вежливым комментарием. Здесь следует сделать небольшое уточнение. Вышесказанное будет справедливо для всех, кроме корейцев. Корейцы полагают, что изучение визитки в момент ее получения – крайне невежливый поступок.

В любой культуре прерывание разговора вручением своей деловой карточки кому бы то ни было является очень грубым и нахальным действием.

Будьте избирательны при вручении своих визиток. Ваши деловые карточки могут иметь достаточно высокую стоимость. Поэтому не стоит их давать людям, которые не интересуются вашим бизнесом и которых он вряд ли заинтересует в будущем. Постарайтесь принять в этом вопросе рациональное решение.

При вручении кому бы то ни было вашей карточки старайтесь ее передавать таким образом, чтобы ваша деловая информация находилась лицевой стороной вверх. Для передачи карточки используйте одну свою руку. Но если в данный момент вы находитесь в Японии или Корее, это нужно делать двумя руками.

Кроме того, старайтесь ничего не писать на своей визитке в присутствии человека, которому она предназначается. В некоторых азиатских странах это считается проявлением неуважения.

Как вы можете увидеть из этой статьи, передача визитных карточек регламентируется правилами этикета, как и большинство других сторон нашей жизни. Следование несложному этикету при обращении с визитками позволит вам выглядеть более эффектно перед коллегами и покажет вашу готовность заниматься делами на высоком уровне. Кроме того, вы можете быть уверенными в том, что не оскорбили представителя другой культуры. Инвестируйте в лучший дизайн визитки и используйте ваши карточки эффективно!

Какие виды визиток бывают

В современном обществе визитками сложно удивить — они давно стали неотъемлемой частью бизнес-пространства. Однако стоит понимать, что карточка должна выполнять определенные задачи: предоставлять контактную информацию, рекламировать компанию, знакомить с человеком и т.д. Именно поэтому выделяют разные типы визиток:

Личные

Нужны, чтобы в лаконичной форме представить информацию о владельце. Там указываются имя и фамилия, а также контакты для связи (телефон, электронная почта, мессенджеры). Строгих требований к оформлению личных визиток нет, но они должны быть читабельны и привлекательны.

Деловые

Предназначены для установления бизнес-связей, поэтому их содержание зачастую похоже: ФИО владельца, его должность, название и реквизиты компании. Логично, что деловые карточки выполняются в фирменном стиле компании. Как правило, у всех сотрудников они практически идентичны — отличаются только имена и должности.

Корпоративные

Их главная особенность в отсутствии личной информации. То есть на карточке указывается лишь название фирмы, ее сфера деятельности и контакты (телефоны, сайт, адрес). В большинстве случаев корпоративные визитки используются для рекламы — их раздают на конференциях и выставках, вручают в процессе деловых переговоров и встреч, вкладывают в образцы товаров или в документы.

Виды визитных карточек

Традиционно выделяют такие виды как:Личная — содержит в себе минимальный набор информации о ее владельце, а именно: имя, фамилия, контакт. Для нее характерен в основном свободный стиль оформления, но если карточку использует лицо имеющее важный статус, то она должна иметь элегантный стиль и изготовлена из дорогих материалов.

Семейная – является некой разновидностью личной. Содержит в себе сведения о семье, обычно ее отправляют вместе с поздравлениями и подарками.

Деловые визитки – используются для ведения бизнеса и представления себя партнерам. На ней можно узнать ФИО лица, его должность и компанию где он работает, номер телефона. Также в ней указывается и сфера деятельности предприятия, где работает владелец. Согласно деловому этикету, все визитки, принадлежащие сотрудникам одного предприятия выполняются в едином стиле.

Функциональные карточки имеют минимум информации, которую очень легко запомнить.

Эпатирующие – карточки с оригинальным дизайном. При их создании не придерживаются строго стиля, они используются для привлечения внимания потенциальных клиентов к себе и к своей деятельности .

Корпоративные – создаются, чтобы представлять не какое-то отдельное лицо, а целую компанию. В этих визитках обязательно указывается название организации, перечень услуг, номер телефона, сайт и схему проезда.

Представительские визитки – содержат минимум информации, но не конкретного лица, а его представителя, зачастую их раздают знаменитости, которые не желают оставлять контактные данные.

Вербальный этикет

Кроме этикета процедуры знакомства и приветствия существуют еще и правила вербального этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей.

Так, к примеру, к женщинам и мужчинам в мире бизнеса принято обращаться «дамы» и «господа».

При приветствии и прощании, кроме слов «здравствуйте», «добрый день» и «до свидания», желательно присоединение имени и отчества собеседника, особенно если он занимает по отношению к вам подчиненное положение.

Если позволяют условия и время беседы, возможен обмен нейтральными фразами: «Как дела?» – «Спасибо, нормально. Надеюсь, что и у вас все обстоит хорошо». – «Спасибо, да».

Допускается применение психологических приемов, таких как, например, формы напутствия и краткой оценки общения. Это словесные обороты типа: «Удачи вам», «Желаю успеха», «Приятно было встретиться».

Правило №4

Оно касается самих печатных материалов. Наверняка вы позаботились о том, чтобы ваша визитная карточка имела эффектный, стильный дизайн, соответствовала роду вашей деятельности и обладала высоким качеством. Так вы можете подчеркнуть статус своей компании и свой собственный статус в глазах собеседника. При общении с высокопоставленными чинами можно использовать VIP-визитки, которые изготавливаются как для мужчин, так и для женщин.

Но позаботиться нужно и о еще одном немаловажном аспекте – физическом их состоянии. Пожалуй, даже не обязательно учить правила этикета, чтобы понимать, что выглядеть печатные материалы должны аккуратно

Обтрепанность, помятость, загнутые края, выцветшая или потертая краска – все это делает их внешний вид неопрятным, что не идет на пользу ни их владельцу, ни его организации. Это касается и любых повреждений, загрязнений на ней, устаревший внешний вид.

Мятая визитная карточка.

Вручая такую визитную карточку, вы не только нанесете урон своей репутации и выдадите незнание правил современного этикета. Таким поступком можно оскорбить собеседника, навсегда перечеркнув возможность сотрудничества с ним. Чтобы этого избежать, храните свои печатные материалы в визитнице и регулярно обновляйте их, будь то визитка генерального директора компании, рядового ее сотрудника или юриста, дипломата, представителя любой другой профессии.

Выполняя последний совет, вы еще и всегда сможете заявить о себе с помощью стильных материалов, выполненных с учетом современных тенденций. Хранение же визиток в визитнице или картхолдере позволит выполнить еще одно правило. Перед вручением нельзя доставать их из кармана, поскольку это признак небрежности. В карманах могут находиться только личные вещи (платок, расческа и т.д.).

Неправильное хранение визиток в кармане.

Делаем визитку деловую самостоятельно: правила оформления визитки

С помощью визитки предприниматель может легко донести информацию о своем бизнесе и о себе не только своим партнерам, но и определенному кругу людей, тем, кому это будет интересно.

Но чтобы добиться успешного результата, важно придерживаться правил ее оформления:

Текстовая часть

Шрифты

Для оформления визитки и с эстетической точки зрения положено использовать не более 2 шрифтов, иначе это может раздражать. Интересных шрифтов много, но если пытаться уместить их в одну карточку, то она будет напоминать попытку ребенка поработать в графическом редакторе. К слову, правильно оформленная визитка должна вызывать положительные эмоции.

Расположение элементов

Очень важно расположить текст и графику на визитной карточке в правильном порядке и на своих местах:

1. На деловой визитке в верхней части размещается название компании и рядом с ним ее логотип. Строчкой ниже следуют фамилия, имя и отчество ее владельца. Под ними – занимаемая должность. Затем контактные данные и все. Больше ничего добавлять не нужно. Не стоит также злоупотреблять графикой.
2. На корпоративной визитке печатаются: название компании, адресная часть и телефоны. Обычно ее вручают вместе с деловой визитной карточкой в целях рекламы.
3. Что касается личной визитки, то к ее оформлению особых требований нет. Можно указать только имя и фамилию, телефон и e-mail, добавить свою фотографию.

Совет:  При самостоятельном изготовлении карточки в графическом редакторе необходимо удостовериться, что текст не выходит за линии ограничения (поля), поскольку это может привести к урезанию букв.

Цветовая гамма

Что касается цветности, то в деловых визитках приветствуется однотонность и монохромность

Благодаря этому внимание читающего не рассеивается по всему полю, а концентрируется на деталях. Если у компании имеются свои фирменные цвета, то желательно использовать их в дизайне карточки

Игра цветом в визитках допустима только для стилистов, дизайнеров, художников и так далее.

Для справки:  После набора текста для карточки не забудьте проверить его на орфографию и опечатки. Даже небольшая ошибка на визитке может перечеркнуть все труды и надежды.

Правило №1

Не принуждайте человека взять вашу визитку. Вручать ее целесообразно в случае возникновения у него интереса к ней. Часто бывает так, что при первой встрече таковой не проявляется, но он может сформироваться позже, и тогда наступит подходящий момент для обмена личными и контактными данными.

При вручении визитки важно учитывать и некоторые правила речевого этикета. Например, уместнее не сказать: «Вот, возьмите мою визитную карточку», а спросить: «Возможно, Вам интересна информация обо мне, и вы возьмете мою визитку?»

Второй вариант предусматривает предоставление собеседнику выбора, заинтересованность его мнением. Человек, знающий этикет общения, не откажется от вашего предложения.

Правило №6

Если вы наносите визит
кому-либо или организации, прерогатива вручения визитки первыми принадлежит
хозяевам. Посетители же дают свои материалы в ответ. Но из этого правила могут
быть исключения.

Например, вы прибыли в офис, а администрации не оказалось на месте. В этом случае вы можете оставить визитную карточку у секретаря. Подписывать ее необязательно. Согласно служебного этикета, сотрудник компании (секретарь) сам определит, кому передать визитную карточку, но цель ее передачи должны обозначить вы сами, сделав соответствующую надпись.

Вручение визитки секретарю.

С вашей стороны обязательно потребуется загнуть левый край материала и вложить его в конверт – если есть, то в корпоративный, а если такового нет – в любой. Эту же процедуру правила поведения рекомендуют проделывать, если вы отправляете визитку почтой. Уместен такой способ передачи материалов, если, например, вам предстоит деловая встреча с группой людей из разных организаций и/или разных городов, и вы хотите предварительно предоставить общую информацию о себе, своей компании.

Если вы передаете визитку
через секретаря, конверт не запечатывается. Исключение составляют случаи, если
вместе с ней вы вкладываете дополнительные материалы с личным посланием.
Запечатывать конверт нужно, только если визитную карточку вы отправляете почтой
или курьером. Отметить на нем надпись адресата, в руки которого она должна
попасть, необходимо исключительно в ситуациях, когда, помимо визитки, в
конверте есть материальные ценности.

Визитка — не рекламный буклет

Об этом стоит помнить каждому человеку, собирающемуся изготовить собственные карточки для сотрудников своей компании или себя лично

Обратите внимание на то, какого формата будет будущая визитка. Примеры размеров разнообразны, но стоит остановить выбор на стандарте 5 на 9 сантиметров

Этого будет вполне достаточно, чтобы разместить важную информацию, не «взорвать мозг» будущего клиента ненужными мелочами и поместить карточку в самый компактный бумажник.

Информации должно быть минимум. Лаконичность и информативность, то есть телефон и адрес компании, чем вы занимаетесь, имя и фамилия сотрудника, должность. Все. Не стоит впихивать информацию о всех ваших товарах и услугах, перечислять имена сотрудников и тем более впихивать карту проезда к вашему офису. Большинство таких перегруженных визиток оказываются в ближайшей урне, не успев согреться в руке будущего клиента.

Как самому сделать макет визитки: пошаговая инструкция оформления визитки в Ворде с использованием шаблонов

Любая из версий Microsoft Word предлагает пользователям встроенные наборы уже готовых шаблонов для визиток. При работе с программой можно самому создавать макеты, используя широкий функционал редактора.

• Чтобы просмотреть образцы шаблонов, открываем текстовый документ, нажимаем на «Файл» ð«Создать» ð«Визитные карточки».
• В открывшемся окне выбираем «Образцы шаблонов». Любой из них можно отредактировать. Приступаем к созданию визитки.
• Нажимаем на файл «Карточки» выбираем подходящий шаблон, 2 раза кликаем по клавише «Скачать».
• Открывается файл со схожими шаблонами для редактирования. При наведении курсора на каждый из элементов отображаются границы блоков. Вносим изменения.
• Первым делом вставляем в карточку логотип компании или другую картинку. Желательно, чтобы у нее не было фона.
• Затем на любой части изображения нажимаем правую кнопку мышки ð «Обтекание текстом» ð «За текстом». Печатаем текст.
• При необходимости цвет шрифта можно изменить. Выделяем текстовую часть и нажимаем клавишу «Изменение цвета текста». Таким способом меняется и цвет заливки.
• После внесения всех необходимых данных визитка сохраняется или отправляется на печать.

С помощью программы MS Word помимо визиток можно создавать приглашения, скидочные талоны, билеты. Но это начальный уровень. К примеру, часто встречающееся тиснение на визитках в ворде не сделаешь. Профессионалы используют совсем другие программы, оборудование, дизайн, бумагу.

6. Пустое Пространство.

Да, пустое пространство на столько важно, что для него есть свой пункт в списке. Сколько раз, вам приходилось держать в руках визитную карточку, которая так была переполнена информацией, что вас начинало тошнить только от одного взгляда на нее? Запомните, назначение визитной карточки не перегрузить клиента информацией, а предложение для него, выйти с вами на связь

И беспорядком никого не приглашают.

Кончено пустое пространство (в оригинале белое пространство) не должно быть просто белым цветом. Это просто означает, что на вашей карточке с информацией (на которую смотрят клиенты) должно быть достаточно пустого пространства, что бы можно было «свободно дышать». Взгляните на эти бесподобные визитные карточки выполненные в минималистичном стиле, которые содержат всю необходимую информацию без лишнего мусора.

Способы распространения визиток

Существует несколько наиболее популярных способов распространения подобных карточек, каждый из которых подробно описан ниже:

1. Раздача на руки. Визитки можно раздавать как листовки, в местах большого скопления людей – возле кинотеатров, станций метро, остановок и т.д.
2. Раздача посетителям. Если человек зашел к вам в магазин, фирму и т.д., он заинтересован в вашей услуге или товаре. Выдавать визитку стоит даже если он так и не стал клиентом, ведь всегда остается вероятность, что клиент захочет вернуться.
3. Раскладка на домофоны или почтовые ящики. Этот способ вызывает споры у маркетологов, ведь далеко не факт, что визитки не останутся лежать мертвым грузом. Однако если вы реализуете товары или оказываете услуги, на которые существует массовый спрос, можно задействовать и данный метод.
4. Раскладка визиток в заведениях общественного питания, магазинах, салонах и других предприятиях схожего профиля. Так, к примеру, если вы являетесь владельцем свадебного салона, стоит разложить свои карточки в ЗАГСах и других местах, где, вероятнее всего, могут появиться невесты и женихи.
5. Размещение в автомобилях на стоянках, когда визитка кладется под дворник машины либо в разрез окна. Обычно такой способ раздачи практикуют предприятия автобизнеса направляя усилия на свой целевой сегмент.
6. Размещение визиток в специализированных журналах, где их можно по перфорированной линии «оторвать» и забрать себе.

Соблюдение этикета имеет важное значение в бизнесе

Несмотря на то что в настоящее время технологии хранения бизнес-информации позволяют передать визитные карточки без излишних формальностей, сам акт физического вручения карточки с деловой информацией имеет очень важное значение

Почти каждый бизнесмен, заинтересованный в развитии своего бизнеса, имеет в своем распоряжении комплект визитных карточек. В действительности ежедневно печатается около 27 миллионов бизнес-карточек, а их общее количество за год достигает 10 триллионов. Не стоит недооценивать их роль, они помогают укрепить авторитет и легитимность вашего бизнеса. Визитные карточки свидетельствуют о том, что вы вложили инвестиции в свой бизнес.

Типы визитных карточек

Они бывают трех основных видов. Экземпляры отличаются между собой по оформлению и количеству предоставляемой информации:

1. Именные (имя, фамилия, отчество, личные данные для контакта). Используются в личном и дружеском общении. Допускается оформление в свободном стиле, с использованием разных цветов, шрифтов и дополнительных украшений.
2. Деловые (эмблема компании, сфера ее деятельности, Ф. И. О. работника, его должность, контактные данные фирмы). Используется на деловых переговорах с партнерами по бизнесу. Имеют строгий дизайн без лишней информации.
3. Корпоративными (сфера деятельности фирмы, предоставляемые услуги, телефоны компании, адрес сайт). Карты выпускают в рекламных целях, в них не указываю личные данные.

Как оформить визитку?

Необходимо рассмотреть основные моменты, которые важно учитывать при оформлении визитки:

Материал. Это самое первое, о чем стоит задуматься. Существует большое количество вариантов материалов, из которых можно изготовить визитную карточку (глянцевая бумага, матовая бумага, рифленая бумага или бумага с вырезом). Бывают варианты, когда визитку изготавливают из кожи или ткани.

Цвет. Одно из самых сложных решений заключается в подборе правильного цвета для своей визитки

Здесь важно правильно подобрать сочетание, чтобы надписи были видны на общем фоне. Цвет визитки должен быть приятен глазу, он не должен раздражать или отпугивать.

Размер визитки

В этом случае важно не отходить далеко от общепринятых стандартов (90х50 мм). Если визитка будет больше, то она не сможет поместиться в специализированные отделения в визитницах или в кошельке. В случае, если визитка будет меньше, то ее будет гораздо легче потерять, также на ней поместится гораздо меньшее количество информации.

Важно понимать, что нельзя выделить общий макет, который подойдет всем. Оформление визитки – это сугубо индивидуальный подход, и здесь каждый должен сам определяться со всеми деталями

5. Профили Социальных Сетей

Включите профили своих социальных сетей в вашу визитную карточку. Но не все. Социальные медиа каналы стали неотъемлемой частью как традиционных, так и виртуальных компаний. Если вы не в социальных медиа, вы не существуете в глазах ваших клиентов. В буквальном смысле.

Креативная, персональная визитка с приятными отсылками на социальные медиа. Шаблон доступен на GrpahicRiver.

Например, если вы фотограф или видеограф с аккаунтом в Instargamm, приведите его. Если вы графический дизайнер с портфолио на Behance, дайте на него ссылку. Если вы писатель или блогер, или просто  у вы пишите хорошие тексты и вас можно найти на medium, то тогда отсылайте туда. Дайте список ваших лучших, а не любых социальных профилей.

Радуга цветов

Еще не так давно визитки были более модными, если имели в своей графике множество цветов. Дело в том, что даже 10 лет назад использование цветного принтера было показателем статуса. Сейчас такой метод не актуален, и пришла эра минимализма. Она коснулась всего, включая карточки с информацией о предприятии.

Только взглянув на примеры визиток (фото ниже) с неправильным подбором цветовой гаммы, хочется зажмурить глаза, ведь кажется, что держишь в руках не деловую информацию, а танцующий цыганский табор. Мало кто захочет сотрудничать с такой компанией, в визитках которой нет смысла и вкуса.

Запомните три правила элегантной карточки: минимализм, лаконичность, информативность. Это касается и цветов, выбранных для оформления. Используйте гамму красок вашей компании (если есть), следите за тем, чтобы все тона были сочетаемы. Визитки, примеры дизайна которых правильные, имеют не более трех-четырех цветов, полностью гармонирующих друг с другом.

Также цвет шрифта должен быть деловым — черным. Нельзя на каждой строке писать новым оттенком, даже если вы предлагаете купить краски.